GDPR kræver, at I dokumenterer jeres behandling af personoplysninger. De fleste virksomheder ved det godt — men ender enten med en tom skabelon, ingen fortegnelse overhovedet, eller en dyr konsulentregning. Vi guider jer igennem det med målrettede spørgsmål, og en indbygget regelmotor foreslår den rigtige opbevaringsperiode for jeres branche — med kilde og link til loven, ikke bare et tal.
Ikke sikker på, om det gælder jer? Svar på nogle spørgsmål om jeres branche og brug af personoplysninger, og få et vejledende JA/NEJ med begrundelse, direkte her på siden.
3.500 kr. inkl. moms. Faktureres årligt med 8 dages betalingsfrist. Ingen opsætningsgebyr.
Kom i gang → Book en snakVærktøjet spørger ind til hvert af de syv lovpligtige elementer, ét ad gangen, i stedet for at overvælde jer med det hele på én gang.
Hvem der er ansvarlig for behandlingen af oplysningerne.
Hvorfor I behandler de pågældende personoplysninger.
Hvilke typer oplysninger og registrerede personer det drejer sig om.
Hvem oplysningerne videregives eller deles med.
Om og hvordan data overføres uden for EU/EØS.
Hvor længe I opbevarer de forskellige typer data.
Hvordan oplysningerne beskyttes teknisk og organisatorisk.
For en række brancher har vi allerede indbygget den lovbestemte eller vejledende opbevaringsperiode, med kilde og link til loven. Har jeres aktivitet ikke en direkte lovbestemt frist, gætter værktøjet ikke — I angiver selv perioden og en begrundelse, som gemmes sammen med fortegnelsen.
5 eller 10 år fra seneste optegnelse, afhængig af faggruppe. Lovbestemt minimum, kilde: Styrelsen for Patientsikkerhed.
5 år fra regnskabsårets udgang. Lovbestemt minimum, kilde: Bogføringsloven §12.
5 år efter forretningsforbindelsens ophør — vises kun, hvis I selv har bekræftet at være omfattet. Lovbestemt minimum, kilde: Hvidvaskloven §30.
3 år som vejledende rettesnor, af hensyn til en eventuel tvist. Vejledende anbefaling — ikke et lovkrav, kilde: Forældelsesloven §3.
De fleste virksomheder er igennem på under en time.
Guidet spørgeskema, ét skridt ad gangen — ikke hele formularen på én gang.
Værktøjet samler jeres svar i en struktureret fortegnelse og blokerer selv, hvis noget mangler eller er under et lovbestemt minimum. I godkender det endelige indhold.
Hent fortegnelsen som HTML, Word eller PDF, og opdatér den løbende når noget ændrer sig.
Det, vi oftest bliver spurgt om — fra hvad loven kræver til hvordan værktøjet fungerer.
En lovpligtig oversigt over jeres behandling af personoplysninger — hvad I behandler, hvorfor, hvem der modtager det, og hvor længe I gemmer det. Kort sagt: jeres svar til Datatilsynet, hvis de banker på.
Syv faste punkter pr. behandlingsaktivitet: dataansvarlig, formål, datakategorier, modtagere, eventuelle overførsler til tredjelande, opbevaringsperioder og sikkerhedsforanstaltninger. Se gennemgangen ovenfor.
Sjældent, hvis I er ærlige om det. Undtagelsen kræver, at behandlingen er rent lejlighedsvis, uden følsomme data og uden oplysninger om straffedomme — og de fleste falder alligevel udenfor, fordi de har et CRM, sender nyhedsbreve eller bare har ansatte på lønningslisten. Test det selv ovenfor.
Alt, hvor I bruger personoplysninger til et bestemt formål: lønadministration, kunde-CRM, nyhedsbrev, rekruttering, webshop-ordrer, et bookingsystem. Hver aktivitet skal stå for sig selv i fortegnelsen.
I er dataansvarlige, når I selv bestemmer formålet — jeres eget kunderegister, for eksempel. I er databehandler, når I behandler data på en andens vegne efter deres instruks, som fx IT- eller lønleverandør. Gør I begge dele, skal I have begge typer fortegnelse.
Nej — modsat privatlivspolitikken er fortegnelsen ikke til kunderne. Den er jeres interne dokumentation, som I fremviser, hvis Datatilsynet spørger.
Det er typisk det første, Datatilsynet spørger om ved en kontrol. Manglende fortegnelse er en administrativ overtrædelse efter artikel 83, stk. 4 — med et lovmæssigt loft på op til 10 mio. euro eller 2 % af den globale årsomsætning. Se Datatilsynets vejledning for små virksomheder.
Nej, og det er faktisk pointen. En blank skabelon fra nettet efterlader jer med flere spørgsmål end svar. Her stiller vi konkrete spørgsmål, og værktøjet strukturerer selv svarene — I skal bare svare, ikke tolke.
For en række brancher og aktiviteter (fx patientjournaler, regnskabsmateriale, hvidvask-dokumentation) har vi indbygget den konkrete, lovbestemte periode med kilde og link til loven. Se eksempler ovenfor. Har jeres aktivitet ikke en direkte lovbestemt frist, foreslår værktøjet aldrig et gættet tal — I angiver selv perioden og en begrundelse, som gemmes sammen med fortegnelsen.
Hver regel er versioneret. Bliver en regel, I har brugt, opdateret efter en lovændring, får I besked om, at netop den beslutning bør gennemgås igen — jeres tidligere godkendte dokumenter ændrer sig ikke bagudrettet, men I ved altid, hvornår noget skal genbesøges.
Ikke stiltiende. Er den foreslåede periode et lovbestemt minimum, skal en kortere periode enten rettes op eller dokumenteres som en begrundet undtagelse af en ejer eller administrator — konflikten forsvinder aldrig bare, fordi I klikker den væk.
2.800 kr. om året ekskl. moms (3.500 kr. inkl. moms). Faktureres årligt med 8 dages betalingsfrist — ingen opsætningsgebyr.
8-16 spørgsmål pr. behandlingsaktivitet, ét ad gangen. De fleste virksomheder er igennem på under en time.
Nej. Det er et dokumentationsværktøj, der guider jer gennem de lovpligtige elementer — I godkender selv det endelige indhold. Har jeres situation brug for egentlig juridisk rådgivning, anbefaler vi en advokat med speciale i persondataret.
Løbende, ikke bare én gang om året — hver gang en behandlingsaktivitet ændrer sig, eller en ny kommer til. Vedligeholdelsen er inkluderet i prisen.
HTML, Word eller PDF — alt efter hvad I skal bruge den til.
Vi er ikke et bureau, der løser én opgave og forsvinder — vi hjælper med at få tingene til at spille sammen, så I kommer tættere på det, I egentlig gerne vil.
Jeres privatlivspolitik og cookie-samtykke skal matche det, fortegnelsen reelt siger.
Se hjemmesideNye systemintegrationer betyder ofte nye behandlingsaktiviteter, der skal dokumenteres.
Se AI automatiseringSkræddersyede systemer der håndterer persondata kræver samme dokumentation som resten.
Se webudviklingKom i gang med det guidede spørgeskema, eller book en uforpligtende snak først, hvis I er i tvivl om noget.